Faktura elektroniczna podobnie jak papierowa zgodnie z ustawą powinna zawierać poniższe elementy: datę wystawienia,  kolejny numer, nazwę podatnika oraz jego  adres,  numer NIP, datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług objętych transakcją  bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);  stawkę podatku VAT, kwotę należności ogółem. Jakie przesłanki muszą być jeszcze spełnione, aby faktura mogła zostać uznana jako elektroniczną? Jakie korzyści płyną z otrzymywania faktur elektronicznych?

Aby faktura mogła być uznana za fakturę elektroniczną, musi być wystawiona oraz otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Podatnik wybiera sobie format przesyłanego dokumentu.  Może to być   format ustrukturyzowanego komunikatu (jak np. XML) lub też inny rodzaj formatu elektronicznego (jak np. wiadomości e-mail z załącznikiem w PDF, DOC, CSV otrzymany w formacie elektronicznym).

Faktura,  która została wygenerowana w formacie elektronicznym przy użyciu programów księgowych lub edytorów tekstu, a następnie została wysłana oraz  otrzymana w formie papierowej, , nie jest uznawana za fakturę elektroniczną w rozumieniu definicji zawartej w art. 2 pkt 32 ustawy o Vat.

Z innej strony  może być sytuacja kiedy to faktura  została sporządzona w formie papierowej  i przetworzona przez podatnika na format elektroniczny jak np. wiadomość e-mail z załącznikiem w PDF   ,  a następnie wysłana i otrzymana w formie wiadomości e-mail. W takiej sytuacji dokument  jest uznany za fakturę elektroniczną, ale musi być spełniony jeden konieczny warunek- wersja papierowa nie  może zostać wysłana ani przekazana odbiorcy.

Podsumowując, rodzaj formatu elektronicznego przesłanej faktury jest bez znaczenia, ważne natomiast jest to aby była ona wystawiona i otrzymana w formie elektronicznej może to być zarówno wiadomość e-mail jak i również zapewniona możliwość pobrania faktury w formacie elektronicznym za pośrednictwem serwisu internetowego (oczywiście po wcześniejszym logowaniu zabezpieczonym hasłem). Za datę odbioru faktury elektronicznej uznaje się datę wpływu wiadomości e-mail na serwer pocztowy odbiorcy, jak i moment pobrania jej z serwisu internetowego.  Jest wiele zalet  fakturowania elektronicznego, przede wszystkim poprawia się szybkość przepływów finansowych w przedsiębiorstwach. Faktury wystawione w postaci elektronicznej w ciągu kilku sekund docierają do odbiorcy, co ma przełożenie na szybszą zapłatę należności. O fakcie doręczenia od razu wiedzą obie strony – nadawca oraz odbiorca. Kontrahenci nie muszą czekać, aż faktura w formie papierowej zostanie dostarczona przez operatora pocztowego, a  tym samym wystawca faktury nie ponosi ryzyka, że jego dokument w ogóle nie dotarł do adresata.

Jeśli będą Państwo potrzebować dodatkowych informacji w tym zakresie cały zespół Biura Rachunkowego Kierunek Zysk z Grodkowa chętnie służy swoją pomocą.

Zapraszamy do kontaktu drogą mailową pod adresem kontakt@proconsilio.pl lub telefonicznie pod numerem 77 4142038.

Z wyrazami szacunku

Iwona Biesaga