Czy można rozliczyć używanie prywatnych samochodów swoich  pracowników do służbowych jazd lokalnych? Jakie korzyści wynikają z takiego rozwiązania i jakie warunki należy spełnić opisuje Iwona Biesaga z  biura rachunkowego Kierunek Zysk z Grodkowa.

Zwrot kosztów używania przez pracownika samochodu osobowego do jazd lokalnych w celach służbowych jest możliwy, ale trzeba spełnić pewne warunki. Między pracownikiem a pracodawcą musi zostać sporządzona umowa cywilnoprawna, która powinna zawierać następujące informację:

-zgodę pracodawcy na użytkowanie prywatnego pojazdu pracownika w celach służbowych,

-zobowiązanie pracownika do udostępnienia swojego pojazdu na cele działalności,

-zgodę pracodawcy na refundację wydatków za wykorzystywanie samochodu pracownika,

-określenie zasad tej refundacji,

-termin obowiązywania umowy i sposób jej rozwiązania,

-dane identyfikacyjne pojazdu wraz ze wskazaniem pojemności silnika, mającej wpływ na ustalenie ryczałtu,

-przyznany przez pracodawcę miesięczny limit kilometrów (w przypadku rozliczeń w formie ryczałtu).

Wysokość zwrotu  takich kosztów uzależniona jest od pojemności silnika samochodu osobowego. Koszty używania pojazdu do celów służbowych pracodawca pokrywa według stawki za 1 kilometr, które nie mogą być wyższe niż:

– dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ – 0,5214 zł,

– dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ – 0,8358 zł,

Pracodawca  również ustala miesięczny limit, który jest uzależniony od  liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w którym pracownik jest zatrudniony.

Limit  na jazdy lokalne nie może być wyższy niż:

– 300 km – do 100 tys. mieszkańców,

– 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,

– 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.

Istnieją dwie formy zwrotu takich kosztów, zgodnie z artykułem 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o PIT: forma zryczałtowana oraz forma na  podstawie faktycznego przebiegu, dokumentowanego ewidencją, która powinna zawierać: imię i nazwisko pracownika, adres zamieszkania, numer rejestracyjny pojazdu, pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane (art. 23 ust. 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Zwrot kosztów używania pojazdu a składki ZUS

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, podstawy wymiaru składek nie stanowi zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy – do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu – określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej przez niego według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych (§ 2 ust. 1 pkt 13).

Opodatkowanie zwrotu kosztów używania pojazdu

Zwrot kosztów używania pojazdu przez pracownika opodatkowany jest podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Iwona Biesaga