Po co robimy inwentaryzację? Kto ma taki obowiązek? W jakim terminie powinno się ją wykonać? Jak prawidłowo przeprowadzić taką inwentaryzację? Opisuje specjalista ds. podatków Elżbieta Sobów z biura rachunkowego KierunekZysk.pl z Grodkowa.

Kontrola stanu majątku jest czymś oczywistym i koniecznym, aby zachować ład i porządek w swojej firmie. W trakcie prowadzenia działalności może przecież dochodzić do różnych pomyłek, popełnianych zarówno przez właścicieli firm jak i jego pracowników. W końcu, choć przykro o tym myśleć, ktoś może świadomie firmę wprowadzać w błąd i po prostu okradać nas z towaru, wyposażenia czy pieniędzy. Dlatego dobrze przeprowadzona inwentaryzacja ma za zadanie przede wszystkim chronić nasz majątek i pilnować dyscypliny.

Obowiązek sporządzenia spisu z natury wynika z ustawy o rachunkowości, ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym, oraz z rozporządzenia MF w sprawie prowadzenia KPiR. Taki obowiązek ma więc właściwie każdy kto prowadzi działalność gospodarczą.

Terminy sporządzenia inwentaryzacji

Dla ryczałtowców oraz firm rozliczających się z podatku dochodowego w formie KPiR jest to ostatni dzień roku podatkowego. Po sporządzeniu spisu należy go wycenić w terminie 14 dni od dnia jego zakończenia. W przypadku firm, które prowadzą księgi handlowe jest kilka terminów na inwentaryzację różnych składników majątku.

Na ostatni dzień roku podatkowego spisujemy:

– środki pieniężne krajowe i waluty obce z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych,

– papiery wartościowe w postaci materialnej,

– produkty gotowe, produkty w toku, półprodukty, materiały i towary, odpisywane w koszty w momencie ich zakupu lub wytworzenia,

Na ostatni kwartał roku obrotowego, do 15 dnia następnego roku spisujemy:

– znajdujące się na terenie niestrzeżonym lub na terenie strzeżonym, lecz nieobjęte ewidencją ilościowo-wartościową rzeczowe składniki aktywów,

– znajdujące się na terenie niestrzeżonym środki trwałe, oraz środki trwałe w budowie – z wyjątkiem środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, oraz gruntów

– składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone nam np. do sprzedaży, czy przechowania.

Raz w roku spisujemy towary i materiały objęte ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego, oraz zapasy drzewa w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną.

Raz w ciągu 2 lat spisujemy materiały, towary, produkty gotowe i półprodukty znajdujące się w strzeżonych składowiskach i objęte ewidencją ilościowo-wartościową.

Raz w ciągu 4 lat spisujemy nieruchomości zaliczone do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujące się na terenie strzeżonym inne środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie.

W drodze potwierdzenia salda na ostatni kwartał roku obrotowego do 15 dnia następnego roku potwierdzamy należności, środki zgromadzone na rachunkach bankowych, oraz powierzone kontrahentom własne składniki aktywów.

W drodze weryfikacji poprzez porównanie danych wynikających z ksiąg handlowych z danymi wynikającymi z dokumentów na ostatni dzień każdego roku obrotowego potwierdzamy m.in. środki trwałe, gdzie mamy utrudniony dostęp, grunty, należności sporne, należności i zobowiązania wobec osób które nie prowadzą ksiąg handlowych.

W kolejnym artykule opiszę jak prawidłowo przeprowadzić inwentaryzację. Korzystając z okazji cały zespół biura rachunkowego Kierunek Zysk.pl tradycyjnie życzy udanych i spokojnych Świąt Bożego Narodzenia w gronie rodziny oraz szczęśliwego Nowego Roku.

Z poważaniem

Elżbieta Sobów