Kiedy przysługuje pracownikowi zwrot kosztów z tyt. delegacji służbowych? Jak duże koszty może zwrócić pracodawca gdy wysyła swojego pracownika w podróż służbową? Czy pracownik może rozliczyć każdy wydatek jaki poniósł będąc w delegacji? Opowiada Elżbieta Sobów – specjalistka ds. podatkowych z biura rachunkowego Kierunek Zysk w Grodkowie.

Kiedy przysługuje zwrot kosztów delegacji?

Zwrot kosztów delegacji przysługuje zawsze gdy pracodawca zleca swojemu pracownikowi wykonanie polecenia służbowego poza jego stałym miejscem zatrudnienia lub poza siedzibą pracodawcy.  Pracownikowi, który został oddelegowany za czas podróży służbowej przysługuje wynagrodzenie za pracę, oprócz tego pracodawca ma obowiązek wypłacić również dietę oraz zwrócić koszty z tytułu przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejskiej a także innych udokumentowanych wydatków, które zostały określone przez pracodawcę. Z tytułu zwrotu kosztów delegacji pracownik musi otrzymać kwotę odpowiadającą dodatkowym wydatkom, które poniósł w celu spełnienia świadczenia pracy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub miejsce świadczenia pracy. W związku z tym warto zwrócić uwagę na to, jakie w umowie o pracę jest wskazane miejsce świadczenia pracy.  Bowiem od tego będzie zależeć czy np. wyjazd do centrali czy innego oddziału będzie rozliczany jako delegacja służbowa czy też nie.

Pracownikowi może przysługiwać zwrot kosztów podróży służbowej w wysokości wyższej niż ta jaka jest określona w rozporządzeniu, układzie zbiorowym pracy czy regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę. By otrzymać zwrot wyższych kosztów należy udowodnić, że ich poniesienie było niezbędne do należytego wykonania zadania służbowego

Jak obliczyć wartość przysługującej diety?

Oprócz wynagrodzenia za pracę z tytułu odbytej podróży służbowej pracownikowi przysługuje również dieta, która to jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży. Od 1 marca 2013 r. wartość diety krajowej wynosi 30 zł na dobę podróży. Wysokość diety oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży do powrotu po wykonaniu zadania zleconego przez pracodawcę. Czas delegacji pracownika to nie tylko czas pobytu w miejscowości, do której pracownik został skierowany, ale również czas przemieszczania się pracownika w celu dojechania do wskazanej miejscowości i powrotu z niej.

Zasady obliczania diety:

• jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety,

ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości,

• jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

do 8 godzin – przysługuje połowa diety,

ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Warto pamiętać, że dieta nie przysługuje pracownikowi, który jest delegowany do miejscowości swojego czasowego lub stałego pobytu; przebywa w podróży służbowej co najmniej dziesięć dni i w dniu wolnym od pracy wraca do swojego miejsca pobytu (dieta nie przysługuje za pobyt w miejscu stałego lub czasowego pobytu) lub ma zapewnione całodniowe bezpłatne wyżywienie.

Jeśli pracownik został wysłany w podróż służbową na okres 10 dni, ale wrócił po 8 dniach, dzięki temu, że wykonał swoją pracę wcześniej, to wówczas dieta przysługuje mu za 8 dni. Natomiast  jeśliby z przyczyn niezależnych od siebie pracownik wrócił po 12 dniach, wtedy przysługuje mu dieta za 12 dni, bo taki był faktyczny czas podróży służbowej.

Ważne

Dokument rozliczający podróż służbową powinien zawierać wszystkie dane określające cel i koszty dotyczące danej podróży, a po jej zakończeniu powinien być zaakceptowany przez osobę do tego upoważnioną w zakładzie pracy. Na podstawie takiego dokumentu pracownik będzie mógł otrzymać zwrot poniesionych kosztów, bądź rozliczyć się z zaliczki otrzymanej na poczet wyjazdu służbowego.

Pracownikowi, który odbywa podróż służbową oprócz diety przysługuje również zwrot kosztów noclegu oraz kosztów przejazdu, o których napiszę w kolejnej części na temat wyjazdów służbowych.

Jeśli chcieliby Państwo rozpocząć działalność gospodarczą zapraszamy do naszego biura rachunkowego Kierunek Zysk w Grodkowie, przy ul. Rynek 12. Pomożemy przy wypełnianiu wniosku  CEIDG do urzędu gminy, pomożemy wybrać najlepszą formę opodatkowania.  Macie swoje pomysły, problemy, które chcielibyście omówić? Zapraszamy,  nr tel.: 77 414 20 38 lub e-mail: kontakt@proconsilio.pl.